Je suis sollicité pour intervenir sur la réflexion et la mise en œuvre des écosystèmes numériques de plusieurs associations . Voici le propos qui cadre mon intervention.
Le numérique impacte l’organisation du travail, les modes de communications internes et externes des organisations et induit les échanges et les modes de travail collaboratif.
L’organisation, l’exécution des missions et tâches est modifiée. De nouvelles formes de travail se développent : télétravail, travail à domicile, réunion en ligne, … Les agendas partagés, la gestion de contacts partagés, le suivi des tâches et projets et autres REP commencent à intégrer progressivement les structures, permettant plus facilement l’organisation du temps et des tâches ainsi que la gestion des ressources humaines et matérielles.
La formation prend une autre dimension. Sans se couper des formes classiques, elle devient plus permanente car le savoir est à portée de clic. La veille est devenue un élément clé . Elle permet de s’informer, de prendre en compte l’expérience d’autrui et d’ éviter de « réinventer la roue ». Cela fait appel à de nouvelles compétences comme savoir lire et décrypter l’information. Elle doit être prise en compte dans l’organisation du travail
La communication interne est plus rapide. Le mail est devenu un vecteur important pour passer des directives, échanger de la ressource. En fonction de la nature du poste occupé, le présentiel n’est plus une obligation et la qualité de l’exécution de la mission, l’atteinte des objectifs, les résultats opérationnels deviennent les critères d’évaluation essentiels mettant au second plan ceux de la ponctualité ou du temps de présence au bureau.
La communication externe, (site web, réseaux sociaux, lettre de diffusion, … ) est devenue plus facile notamment en terme de valorisation puisque tout peut être potentiellement mis en ligne : expertise, expériences. Avec le web 2.0, elle n’est plus l’affaire du spécialiste, et l’ensemble d’une équipe peut être responsabilisé et partie prenante.
Le travail collaboratif est plus permanent et adaptable sans le recours systématique à la réunion de travail permettant ainsi la contribution du plus grand nombre. Il est ouvert, car il ne se restreint plus aux membres de l’équipe mais permet d’associer les réseaux de l’organisation (publics, cercle professionnel, …)
Cependant les pratiques professionnelles numériques sont bien souvent le résultat de pratiques individuelles qui ne font pas l’objet d’une réflexion collective et de règles d’usage co-construites . Or, si ces règles ne sont pas pensées et acceptées collectivement,cela peut provoquer des incompréhensions voire des tensions. La frontière entre le temps privé et le temps travaillé en est un exemple.
Pour toutes ces raisons, il convient donc d’engager l’intégration du numérique comme un véritable projet d’organisation auquel tous les membres d’une même équipe doivent être impliqués. Il se traduit notamment par la mise en œuvre d’un écosystème numérique, constitué d’outils numériques, conçut en regard
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des missions, objectifs à long, moyen et court terme,
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du niveau d’appréhension et d’appétence des personnels afin de définir la formation et le rythme de mise en œuvre,
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du niveau d’ouverture souhaité aux différents publics et réseaux professionnels,
Cet écosystème une fois défini doit organiser la cohérence entre outils numériques :
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d’organisation du travail,
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de communication interne et externe,
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de pratiques collaboratives et coopératives.
Ce travail peut remettre en cause ou du moins interpeller les formes de management des équipes. En ouvrant plus largement les portes du travail collaboratif, de la circulation de l’information et de la transparence de l’organisation, il est fait appel à l’implication et la responsabilité de chaque individu, pour plus d’efficacité, une plus grande autonomie tout interpellant et en respectant la dynamique collective …
C’est en ce sens qu’il ne peut y avoir d’écosystème numérique viable et efficace s’il n’est pas l’illustration d’un projet de service, associatif, ou encore institutionnel…
Jacques HOUDREMONT